绪言：
1、文书：是以文书和文书工作为研究对象的一门学科。
文书就其形成与使用范围来说分为：私人文书与公务文书。
私人文书：个人、家庭或宗族根据自身处理事务的需要形成和使用的文字材料。
公务文书：各机关、团体、企业事业单位在处理公务活动中形成和使用的文字材料。是机关、团体、企业、事业单位办事的依据，是国家管理政务的一种重要手段。
2、文书学的研究内容和任务：主要内容是研究现行公务文书的性质、作用、种类体式和撰写要求，以及机关文书工作的规律、原则、制度与方法；任务就在于系统地总结我国机关文书工作的实践经验，探讨文书工作的理论与方法，寻求科学地组织文书工作的正确途径，代以提高机关文书工作的效率。
第一编：公务文书概述
第一章：公务文书的特点与作用
第一节：公务文书的性质与与特点
1、 含义：政府机关、群众团体，企事业单位在处理公务活动中按一定的程序和要求制作使用的内容系统、体式完备的各类文书。
2、 特点：特定的制作者制作与发布；有法定的权威与效用；有特定的体式与处理程序。
3、 作用：法规作用；书面引导与指导作用；公务联系；宣传教育作用；凭证、记载的作用。
第二章 公务文书的种类
第一节 公务文书分类
一、从文件的来源分：收文、发文、内部文件
二、从行文关系分：上行文、下行文、平行文
三、从文件的机密性质和阅读范围分：保密文件、内部文件、公布的文件
四、从文件的制发机关和作用分：法规文件、行政文件、党的文件
五、从文件的使用范围分：通用文件、专用文件
第二节 通用文种
一、下行文：
命令：国家主席及国家权力机关、行政机关、军事机关的领导机关及其领导人颁布的，具有强制执行性质的领导性、指挥性文件。（党的机关一般不使用命令）。
指示：是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的领导性文件。
批示：用于上级领导机关针对下级机关在来文中述及的问题提出指示性的意见。
批复：用于上级机关答复下级机关的请示。业务主管机关回答平行或不相隶属机关询问的问题不宜使用批复，宜用答复或用复函。
通报：用于在有关机关和人员中，介绍具有普遍意义的工作经验和教训及表扬批评好坏典型事例。
二、上行文
请示：下级机关请求上级机关或业务主管机关，对某项工作问题作出指示、给予答复、审核与批准时使用的文件名称。
报告：下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作情况和重要交办事项的处理结果时使用。
签报：用于机关或部门的负责人向上级负责人请示与汇报工作事项。
三、公布用的文件
布告、通告：布告用于国家机关向人民群众公布政策法令和重大事件，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为，以及宣布其它需要人民群众了解和遵守的事项。通告，用于党和国家机关向人民群众或机关、团体公布需要周知或遵守的一般事项。
公告、公报：公告是党和国家向国内外宣布重大事件时使用的。公报是党和国家向国内外公布重大事项时使用的。公告内容比较简要，而公报的内容报道比较具体。
四、决策性文件
决议、决定：决议是党政机关对于某些重大问题或重大事件的处理，经过会议讨论研究、表决通过后制定和形成的意见。决定是党和国家机关对于某项措施、制度，对于重要事项或者重大行动做出安排和规范时使用的。
第三节 专用文种
照会：是国家之间往来的一种形式上最郑重的外交文书
备忘录：是一种详细叙述某一问题在事实及法律方面细节的外交文书。
国书：是国家派遣或召回大使、公使时，由国家主席致接受国元首的正式文书。
颂词：（祝愿词，对驻在国的赞誉。）被派遣的使节在向对方国家元首呈递国书时，向对方致的祝愿之词。其内容包括礼貌语言，对驻在国政治、经济成就等作出的评价，对两国关系的评价，以及美好的祝愿等。颂词在当面颂读之后递交对方国家元首。
第三章 公务文书的体式与稿本
第一节 公务文书的体式
一、 文体：是语言方式，一是采用语体文叙述，再者采取兼用议论、说明、记叙三种表达方式的应用文体。
二、 文件的构成要素：文头、标题、正文、发文机关、收文机关。
第二节 公务文书的稿本
一、草稿：或叫草案，是文件的原始稿件，作为修改、讨论和审批的基础。
二、正本、副本、存本、试行本、暂行本、修订本
第二编 公务文书的撰写
第四章 公务文书撰写的基本要求与方法
一、基本要求：实际、准确，简明、生动，及时，符合规定的体式。
二、撰写方法：A、1、明确发文机关的目的、主体。、准备使用哪种文种？行文规则，行文关系，行文内容，行文的权限。2、发送、阅读对象的范围。3、文件的主要内容4、发文的具体要求。B、收集有关材料进行调查研究。C、拟出提纲、安排结构。D、落笔起草、拟写正文，观点鲜明，用材得当，文句简炼，交待清楚。E、反复检查、认真修改。F、文是否达意。
第五章 指令性与法规性文书的撰写
命令：国家领导机关颁布重要法规，采取重大行政措施，任免、奖惩的文种。特点：有法定的发文机关，具有法定的权威性，及强制执行效力。
任免令：顺序号不允许按年度编号，应是在任期间的连续编号
嘉奖令：介绍先进事迹及情况，简述重要作用及意义、嘉奖内容，提出口号，要求，希望。
通报：强调典型性，一般都有主送机关。特点：典型性、及时性、真实性。表彰式的通报和嘉奖令格式差不多。批评性的通报强调事情的经过情况。
决定：下行文，重要事件，重大决策。
请示：请求批准、指示。上行文分为：请求指示、请求批准、请求批转
报告：上行文。汇报工作，答复询问。建议报告当作请示的一个附件。
请示与报告的区别：A、行文的目的不同。B、写作性质不同：请求性、陈述性。C、行为时限不同：事前请示，报告可前、中、后。D、内空及其含量不同。一事一请示。报告可一件也可多件。
批复：针对请示而发，态度鲜明，引注标题。
总结：事务性文书。针对某项或某单位某阶段的工作，检讨缺点，成绩、经验教训。找出规律，指导以后工作。包括工作情况，经验体会，存在的问题（根本性的），今后工作努力的方向。注意：深入实际，抓重点，辩证（新事物），深入规律，不能只停留表面。
公告：国内外重要事项或法律事项。连续的，没有主送机关。
通告：公布周知性的事项，在一定范围相关人员或单位应遵守的公告。
公告与通告的区别：A、使用范围不同B、发布机关不同C、发布形式可采用新闻媒体，公告可张贴。D、性质特点：新闻、权威。
通知的用途：A、批准下级机关的公文，准发下级机关及不相隶属机关的公文。B、发布规章C、传达下级机关或相关需周知或共同执行的事项。D、任免和聘用干部。
规章类、周知性、批准，批准性、贯彻性。
函：机关单位之间商洽公务、询问答复问题或向有关主管部门，请示批准所使用的一种公文。A、商洽会务，联系事亦函。B、询问、答复函C、请求批准函。
复函：引注事项，说明态度，提出基本意见或方案。
讲话稿：演说者在公众场合或集会上当众宣传自己的主张，表达自己的感情或阐说某种事理的文稿。
写作要求：A、确定主题和主要内容，B、良好的思想品格和文化修养。C、精心安排结构。主体：A、条理清晰，逻辑性强B、波澜起伏，扣人心弦。C、结构上纵横自如，法度不乱。D、自然收尾，留下悬念，提出问题。
写作技法：A、波澜起伏法B、欲扬先抑、先贬后褒，欲掠取帮纵法C、喻巧理至 D、巧妙穿插
文书工作的具体内容：A、文件的收、发、登记、分发B、文件的拟办、批办、承办、催办、查办。C、文件的缮印和校对。D、会议、汇报、电话的记录与整理。E、文件材料的平时归卷及提供调阅。意义：A、机关工作的一种日常工作。B、文书工作与档案工作有密切的关系。
文书工作的基本要求 ：A、及时迅速，反对拖拉、积压、迂缓B、准确、周密，反对紊乱、粗枝大叶。C、清减文件，深入实际，反对官僚主义，文牍主义。D、保守党和国家的机密。
第三编 机关文书工作组织
第十章 文书工作的组织机关
第一节 文书工作机构与组织领导
一、 机关的一般组织情况，每个机关内部根据本身的职权范围，还需要科学分工，设立一些内部组织机构，机关内部的机构按照它所担负的任务的性质，一般分为：业务部门、机关领导的秘书部门。
二、 文书工作机构。
1、 较大机关需设专门秘书机构归机关中的机构管理。
2、 较小机关不需设专门机构，可在办公室等机构内设专职或兼职人员。
三、 文书工作的组织领导
文书工作的组织领导，无论就全国范围来说，原则均实行集中统一的管理原则。
原则具体内容：1、全国党政系统分别执行、集中统一指导。
2、各个机关的文书工作直接由本机关的秘书长或办公室主任负责统一领导与管理。
3、在上下级机关之间，上级机关的办公室有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。
第二节 机关内文书工作的组织形式
一、行文关系 ：即 一个机关对文书处理程序的各个环节怎样组织安排采取什么样的形式。
1、从我国机关的文书工作组织形式来看主要分为两种形式：
集中式：较小机关 分工式：较大机构
2、影响机关组织安排文书工作的因素：
A、机关工作的性质，任务、职权范围
B、机关内部组织机构、机构设置的层次数量。
C、机关收、发文数量的多少
D、机关驻地情况集中还是分散与距离远近
E、机关工作人员的数目与文书人员的配备
3、行文制度
A、程序：拟稿—（审）核稿—签发—打印—校对—封发—收进—登记、分送—批办—承办—催办—立卷—归档。
B、行文关系 下行文：逐级行文 多级行文 上行文：逐级行文 多级行文 越级行文
越级行文：
A、由于情况特殊紧急，逐级上报会延误时机造成损失
B、经过多次请示直接上级机关，长期没有得到解决的问题
C、上级机关交办的指定越级上报的事项。
D、对直接上级机关进行检举，控告的问题。
E、直接上下级机关之间有争议而无法解决
F、需要直接询问，联系的极个别的具体问题等。
同时上报下达：指将同一文种向上级机关和所属下级机关行文，向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。
行文制度：1、行文必须本着精简文件的原则，严格控制发文的数量和范围。
2、除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。
3、必须注重行文的常规不相隶属的机关，不应以隶属关系行文。
4、行文应分清主送机关与抄送机关
5、经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当作为正式公文依照执行，不再行文。
6、必要时两个以上的机关部门可以联合发文
7、机关内部应当明确规定发文权限
第十一 文书处理程序
一、概述
1、 文书处理程序：指在一个机关内部按照制发办理与管理文件的规律对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。
2、 收文程序：收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷。
3、 发文程序包括：拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖章、登记、装封、发出、注发、归卷。
二、登记的作用：1、便于管理和保护文件。2、便于查找文件。3、便于文件的统计和催办工作。4、作为核对与交接文件的凭证。
登记的设置：簿式、卡片式、联单式
三、收发：点收、启封、装封、登记。
1、收文、发文分别登记，内部文件如数量不多，可以并入发文。
2、收文文件必须分清缓急、急件，随到随登，及时处理，免于误时，误事，一般平件可以分批登记。当日处理不得积压。
3、收文启封后，应在文件的右上角加盖收文章
4、由领导亲启的收件只登封筒号和来文机关收到的日期，由领导人启封后，随时补登其它有关项目。
5、登记的字迹应清楚工整，不得用自造的笔记，不得勾抹涂改，潦草杂乱，以便日后查用。
6、可采用活页簿式登记。
四、分发与传阅
1、分发：指文书工作人员将文件分送给有关领导人，有关部门分送机关。
2、分发的原则和注意事项：1）属于已有明确分工的文件，应按业务主管的范围。2）有些工作问题，非无明确分工，但是可以根据有关领导人过去对同类性质的文件，曾经批示过的分办意见，按前例分送处理。3）来文机关答复本机关前，发的问文按本机关原来发文的承办部门或主管人分送。4）事关全局，内容重要的文件和文书人员不能判定有损承办的文件应先送办公厅或秘书部门负责人批办，然后根据批示预定处理。5）同一文件有许多份或需要本机关向外转发的文件应按继往的处理分发。6）分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续，转发给外机关的文件应在有关发文单上登记。
3、 传阅的注意事项：
1) 传阅的对象应分清主次先后。
2) 传阅工作的组织应机动灵活，善于捕捉时机。
3) 传阅工作应以文书人员为中心
4) 有条件机关，应开辟阅文室，由文书人员负责管理。
5) 送阅文件为便于保护和防止发生混乱和遗失，应为每一个传阅对象设置一个文件夹存放文件。
6) 传阅工作须建立登记手续，防止丢失。
五、拟办与批办
1、 拟办：是部门和承办人对于某些除阅读之外，尚需处理的文件，就某份文件，准备如何办理所提出来的初步预定以供领导人或有关负责人审核、定夺。
内容：
1) 认真的阅读文件，研究文件所反映的问题和发文的处理意图，以及所需处理的方案。
2) 拟办的意见要简明，抓住关键，文字不宜多，尽可能用两三句话把处理意见写明。
3) 拟办的文件写在处理单上，不要随手在来文上写画，尽量保持来文的郑面整洁，以便于领导人阅读。
2、 批办：机关领导人或部门负责人就某份文件如何处理，对有承办部门或承办人所做的批示预定。
要求：
1) 秘书部门负责人在批办文件时，应同时注意为领导筛选文件，即将大量来文的重要文件附上拟办意见送机关领导人批示。
2) 批办的意见必须明确、妥当、要求做到：A、针对来文简明、扼要的指明处理原则。B、应指明负责承办的部门以及必要时规定承办的必要期限C、在批示意见之后，写明批办人的姓名、日期。
3) 批办意见一般写在文书处理单上，不写在文件的篇头上，保持文件的整洁。
六、承办、催办、查办
1、 承办：收文处理的最后程序，又是发文程序的开始。催办的方法：在机关内部应尽可能的由催办人上门当面催办了解情况或电话催询的方法，对外催办可由承办人，采用电话或发函等方式进行。
2、 查办：即是对承办工作定期或不定期检查。
七、核稿与签发
1、 核稿：文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，对于文件草稿的文字，内容、体式等所做的全面审核、检查工作。
1) 是否需要行文
2) 是否符合有关法规或方针政策
3) 检查文件内容与文字表述是否高清楚准确。
4) 检查措施是否妥善。
5) 检查文件的体式是否符合要求。
2、 签发：形成文件的最后一个关键环节。原则：
1) 以机关名义发出的文件，由机关负责人签发，重要的涉及面广的，需有正职或主持日常工作的副职负责人签发。
2) 机关的主要领导人因公外出时，可以授权或委托其他人代行签发。
3) 对某些重要文件，常常有几个负责人共同签署，或讨论通过最后由主要负责人签发。
4) 上级核签或加签(不常用)。
八、缮印、校对、盖章。
1、 缮印文件：是发文处理的最后成品，代表本机关的意见对外发生效力。具体承担此项工作的单位或个人，在缮印文件时应注意：
1) 缮印需以签发的定稿为依据，不得擅自改动。
2) 缮印机密文件时，应由专人负责。
3) 多页文件装订，需注意检查有无缺页、倒置页，尽量采用胶粘法。采用书钉装订时，即要订牢，又要方便翻页和阅读。
2、 校对：以签发的文件为基准，对缮印本文件所进行的校对工作。
校对方法：打印部门的工作人员先校对，然后经承办人最后校对一次；完全由承办人负责。
3、 盖章：代表机关职权的象征物，应由指定的专人负责保管，严禁擅自动用公章，尤其是严禁在空白信纸上盖章。
九、注办：对文件的承办情况所做的注明，这项工作应由承办人随手完成。
签注文件的承办情况很有必要，便于文件的整理和日后工作的参考。
十、信访文书的处理。
1、信访文书的性质与作用
信访文书：人民群众的来信来访的登记和记录。从广义上来说包括围绕问题所形成的文件材料。
2、信访文书的处理
1) 信访文书的内容：党政法规询问、建议、违法乱纪行为、好人好事、解决个人困难。
2) 信访文书的处理制度：A、对群众来信来访实行按系统分级分工归口办理工作责任制。B、正确处理群众来信来访是党和政府的一项经常性的政治工作。C、要求所有信访干部必须模范地执行党和国家的方针政策。D、处理信访应遵循的原则为：事实为依据，法律为准绳，坚持实事求是的原则，正确回答群众提出的问题，满足群众的正当要求，做到件件有落实，事事有结果。E、为了保守党和国家的机密，保护信访群众，信访文书的处理必须严格保密制度。
3、具体要求和注意事项
1) 人民来信由信访部门或负责信访工作的人员受理，其他部门或工作人员不得擅自扣押或拆阅来信。
2) 由于某些来访来信群众的政治水平、文化程度等条件的限制。可能原述内容比较冗长而杂乱，经办人员应仔细阅读和分析来信来访所反映的问题情况，抓住关键，如实概括出内容摘要，填写处理单，提出拟办意见，送主管领导批示。
3) 为便于管理、查阅来访文件材料与处理结果应填制登记卡。
4) 上级机关和负责同志交办的信访问题，应及时上报处理情况，由本机关转交下属机关处理的问题，应及时催办、检查处理结果。
5) 对群众的合理要求和可以解决的问题，应根据有关政策规定，采取措施，负责到底，尽可能妥善迅速的给予处理，并及时给予答复，一时难以办到或要求不合理的问题，应耐心做好思想教育和解释说明工作。
6) 办结的群众信访材料属于重大问题，形成材料较多者，应按人或专案集中立卷。
第十章 文书立卷工作的意义和组织
一、立卷
含义：机 关在工作形成和使用的文书，处理完毕以后，需进行系统整理，这项工作就叫立卷。
1、 文书即是在机关之间传递信息，实现机关的职能与完成任务的办事工具，又是具体反映机关工作活动的历史记录，文书阅办完毕以后，还具备查证与参考作用。机关工作要发展，离不开过去的工作基础和有关材料。
2、 一个机关没有各种组织机构，会形成大量文书材料处理完毕以后，如果不加以系统整理和保管，必然会零散杂乱，因此需进行立卷工作。
3、 整理和保管文书，不仅是本机关进行工作的需要，同时又是为党和国家积累历史资料，为国家各项事业的发展，为科学服务。
4、 从全部处理程序看，文书立卷属文书工作的终端工作，从档案工作来说，又是积累机关档案的开端，是保证档案带来事业、积累国家档案财富的重要工作与必要步骤。
二、如何立卷
案卷：有关某一问题或某项工作活动的系统地、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
条件立卷：文书部门对办理完毕的有查考保存价值的文件，按照他们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷。
1、 只有办理完毕的文件方能立卷。办理完毕的文件指：文书处理程序上已经办理完毕，至于文件内容在实际生活中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的需长期执行。
2、 必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组卷，即指案卷成为反映某一问题或某一项工作活动的系统地有密切联系的文件组合体，而不是任意拼凑的一堆文件。
3、 文书档案是以案卷为基本单位进行保管的，而不是以单份文件为单位进行保管。
4、 文书档案的数量统计和日后编制的某些检索工具也以案卷为基本单位。
三、立卷的意义：
1、 保持文件之间的历史联系，便于查找利用。
2、 保持文件的完整与安全，便于保管。
3、 为档案工作鉴定基础。
第二节 文书立卷工作的组织
一、 文书部门立卷制度的优越性
1、 可发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处便于提高案卷质量和立卷工作效率。
2、 由文书部门随时集中立卷，可防止文件的散失，有昨于保证文件的齐全、完整和保护党和国家的机密。
3、 由文书部门暂时保存当年的文件，方便文书承办人员查阅。
4、 按年度集中归档并保证案卷质量，有昨于机关档案室工作的开展。
二、 正确选择立卷地点：要研究文书立卷工作究竟摆在机关的哪一层或哪些组织机构由谁来负责更好。
1、 机关的驻地及文书处理工作采用的组织形式。
2、 机构的设置和工作人员的配备情况。
3、 文件数量的多少。
4、 各组织机构之间的分工情况。
5、 组织机构的业务性质。
6、 文书工作人员对机关业务与文件运转情况的掌握程度等。以上各方面情况综合起来考虑，权衡利弊，选择最佳方案，确定立卷地点：
第一， 比较小的机关、基层单位，它的内部机构比较简单，工作人员的数目不多，办公驻地比较集中，每年形成的文件数量也不大，可以由机关的办公室负责集中立卷。
第二， 中等机关或大机关，一般有两层以上的组织机构，可以根据驻地、业务分工、文件数量，文件工作组织等方面的情况采取分工立卷或部分文件分工立卷的办法。
第三， 有组织机构的业务有自己的特殊性，如财会、人事、信访、保卫部门等，可以自己单独立卷，以便利于工作的进行。应避免比较大的机关里，过分强调集中立卷，另一种是没有全面考虑机关的具体情况，过分强调分工，把立卷地点普遍放在基层。
三、 明确文书立卷的范围。
1、 应当立卷归档的文件材料，凡是本机关在工作活动形成的，经过办理完毕，具有查考价值的收、发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿以及编制的图表、簿册等均需立卷。
2、 无需立档材料：重份文件；未成文的草稿与一般性文件的历史修改稿；事务性的临时性的没有查考价值的文字材料；与本部门本机关主管业务无关的文件以及非隶属机关送来的参考性文件；内容被其他文件所包括的文件；一般机关来往发文的信封。
3、 机关的各种组织的文件分别立卷与机关内的分工立卷。
4、 机关内部立卷的范围：党委讨论，以政府机关的名义发布的方针，政策性文件，放在政府机关总的秘书部门立卷；会议文件，以机关的名义召开的综合性会议形成的文件，放在总的秘书部门立卷，以机关的名义召开的某项专业会议形成的文件，应由有关主管业务部门立卷；有机关秘书部门起草、承办的文件宜放在业务部门立卷；经过本机关二个以上单位会办的文件，由主办单位立卷如分不清主次，可归入最后承办完毕的单位立卷。
第十一章 文书立卷的要求和方法
第一节 基本要求：按机关活动的规律，保持文件之间的历史联系，反映出机关工作历史面貌，并便于保管和查找利用。
第二节 文书立卷的方法
一、 根据文件本身的特征组卷：
1、 问题特征及其应用：文件内容所反映的主体，包括：事件、人物、事物、问题或工作性质。
2、 时间特征及其运用：文件内空针对的时间和文件形成的时间跨年度文件立卷：
1) 一般文件放在写成年立卷，如果年末起草在次年初批准通过，发出的，可以放在批准通过的年度立卷。
2) 年度计划总结、报表、预算、决算等这类文件的时间针对性很明显，一般放在针对的年份立卷，跨年度的或多年的计划，放在开始的年度立卷，跨年度或多年的总结，放在最后年度立卷。
3) 总结和计划写在一起的文件，应视文件内容的主次和中心来定。
4) 经过跨年度处理完毕的文件案件可放在处理的主要年度或者半截结案的年度立卷。
5) 转发或批转文件，应按本机关转发时间最后确定所属年度时间立卷，被 抄转的文件原件，可仍按原文件的写成年度立卷。